Semnatura digitala si utilizarile ei(aug. 5, 2023)

In ultimii ani, procesul de digitalizare s-a dezvoltat rapid, determinand numeroase schimbari atat in firmele private, cat si in felul in care institutiile statului interactioneaza cu cetatenii. Eforturile de digitalizare au fost accelerate si de situatia generata de pandemie, cand majoritatea angajatilor au lucrat de acasa si au trimis online un volum crescut de documente care trebuiau prelucrate rapid si corespunzator pentru a asigura fluxurile si procesele de business la capacitate normala.

Semnatura electronica este un simbol digital folosit pentru a valida autenticitatea unor acte digitale, avand aceeasi valoare legala precum semnatura olografa clasica realizata cu mana. Cunoscuta si sub numele de semnatura olografa electronica, aceasta este simplu si usor de utilizat si ofera documentelor aceeasi valoare legala pe care o au semnaturile si stampilele utilizate in mod traditional.

Legea 455/2001 reglementeaza semnatura electronica si o defineste ca fiind „date in forma electronica ce sunt atasate sau logic asociate cu alte date in forma electronica (documentul care este semnat) si care servesc ca metoda de identificare.” Aceeasi lege stabileste conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca o semnatura electronica:

Este legata in mod unic de semnatar.

Asigura identificarea semnatarului.

Este creata prin mijloace controlate exclusiv de semnatar.

Este legata de datele in forma electronica la care se raporteaza, astfel incat orice modificare ulterioara a acestora sa fie identificabila.

Pentru a utiliza semnatura digitala online, conform legii, semnatarul trebuie sa detina un dispozitiv de creare a semnaturii electronice si sa actioneze fie in nume propriu, fie ca reprezentant al unui tert.

Folosirea semnaturii electronice echivaleaza cu procesul de autentificare al unui document electronic prin intermediul unui certificat digital calificat. Aceasta simplifica procedurile operationale, oferind documentelor aceeasi valoare legala ca cele semnate in mod traditional. Semnatura electronica certifica faptul ca documentul digital este realizat si asumat de catre persoana care l-a semnat si, in acelasi timp, certifica faptul ca documentul digital nu a fost alterat de la momentul semnarii sale electronice.

Conform legii 455/2001, care reprezinta transpunerea in legislatia romaneasca a Regulamentului UE nr. 910/2014, exista trei tipuri de semnaturi digitale:

Semnatura electronica simpla – este utilizata la semnarea emailurilor, chitantelor si a documentelor electronice cu nivel scazut de risc. Este considerata o semnatura electronica avand un nivel scazut de incredere.

Semnatura electronica avansata – este utilizata pentru semnarea unor documente cu nivel mediu de risc, cum ar fi deconturile, avizele, devizele, procesele verbale, cererile de concediu si diverse formulare. Este considerata o semnatura electronica avand un nivel mediu de incredere.

Semnatura electronica extinsa – este folosita pentru semnarea documentelor cu nivel ridicat de risc, cum ar fi contracte comerciale, de credit, contracte de munca si acte aditionale, situatii financiare anuale, rapoarte de audit, mandate de reprezentare, contracte de mediere, acte medicale (buletine de analiza, bilete de internare/externare), facturi fiscale si alte documente in relatia persoanelor fizice si juridice cu institutiile statului.

Semnatura electronica extinsa are valoare implicita de semnatura olografa. Pentru celelalte doua tipuri de semnaturi electronice (simpla si avansata), trebuie realizata o expertiza tehnica, ori de cate ori este nevoie sa fie demonstrata valoarea lor legala.

Certificatul digital calificat este un element esential in utilizarea semnaturii electronice. Acesta atesta identitatea semnatarului si stabileste legatura dintre acesta si semnatura. Certificatul digital calificat este o colectie de date in format electronic, care contine informatii precum numele semnatarului, furnizorul de servicii de certificare, CNP-ul semnatarului si perioada de valabilitate. Un certificat digital calificat este eliberat de catre un furnizor de servicii de certificare, dupa ce identitatea semnatarului a fost verificata.

In concluzie, semnatura electronica a devenit un instrument esential in era digitala, aducand cu sine numeroase avantaje si facilitand interactiunile dintre cetateni si institutiile publice, precum si intre diverse entitati din sectorul privat. Cu o valoare juridica echivalenta cu semnatura olografa, semnatura digitala ofera securitate, rapiditate si eficienta in procesul de autentificare si validare a documentelor si mesajelor electronice. De-a lungul timpului, utilizarea semnaturii electronice va continua sa creasca, contribuind la dezvoltarea continua a societatii digitale.